外国人社員を海外から迎えるとき —— 企業が押さえる手続きと期限

海外にいる社員を日本に呼ぶには、何から始めますか？

最初に決めるのは従事する業務の内容です。どの在留資格に当てはまるかは、職務内容と本人の学歴・職歴の組み合わせで決まります。ここが固まらないと、その後の申請が進みません。

そのうえで、在留資格認定証明書の交付申請 → 現地での査証申請 → 入国 → 住居地の届出、という順に進みます。在留資格の類型ごとの要件は在留資格・ビザ申請のページをご覧ください。本ページは企業側で管理すべきことに絞ります。

着任日から逆算して、いつ動き出せばいいですか？

審査期間は案件により幅があるため、下表は目安です。誰が動くかを分けて示します。

• 内定〜着任の3〜4か月前主に動くのは：企業
  • 従事する業務内容を固める（在留資格の該当性はここで決まります）
  • 雇用条件・報酬を確定する
  • 本人・家族の旅券の残存期間を確認する
• 3か月前主に動くのは：企業＋行政書士
  • 在留資格認定証明書の交付申請
  • 本人に用意してもらう書類（学歴・職歴の証明等）を依頼する。外国語のものは日本語訳が要ります
• 交付後〜1〜2か月前主に動くのは：本人
  • 現地の日本大使館・総領事館で査証を申請する
  • 住まいを決める（社宅・法人契約は同時並行で）
• 入国後14日以内主に動くのは：本人
  • 市区町村で住居地の届出
  • マイナンバー・健康保険・年金・銀行口座

社内で見落とされやすいのが入国後14日以内の住居地の届出です。住まいが決まっていないと届出ができないため、住居の手配は在留手続きと同時並行で進めます。

家族も一緒に来る場合、手続きは変わりますか？

変わります。ご家族には別の在留資格が必要で、本人の在留資格の種類によって、帯同できるかどうかが分かれます。

• 経営・管理／技術・人文知識・国際業務／技能／特定技能2号 など就労系配偶者・子は「家族滞在」の対象になるのが一般的です
• 研修／技能実習原則として「家族滞在」による帯同はできません
• 特定技能1号原則として帯同できません（在留資格「留学」から移行する場合など、例外的な取り扱いが設けられている場合があります）

採用の段階で帯同の可否が分かっていないと、着任後にご家族の予定が立たず、本人の定着にも影響します。条件提示の前に確認しておくことをお勧めします。個別の可否は、ご本人の在留状況により異なります。

日本の書類を海外に出すときは、どうすればいいですか？

在職証明、登記事項証明書、卒業証明——海外の官公署や学校に日本の書類を出す場面は、赴任の前後で必ず出てきます。そのとき必要になるのが認証です。提出先の国によって、通る道が3つに分かれます。

• ハーグ条約の締約国外務省のアポスティーユ駐日大使館の領事認証：不要
• ハーグ条約の非締約国外務省の公印確認 → 駐日大使館・領事館の領事認証駐日大使館の領事認証：必要
• 台湾台北駐日経済文化代表処が直接認証駐日大使館の領事認証：―（下記のとおり別扱い）

あわせて2点。私文書（会社が作成した証明書・委任状など）は外務省が直接扱わないため、事前に公証役場の認証が必要です。また、外務省の申請窓口は東京・大阪の2か所で、郵送申請も受け付けています。

中国と台湾では、何が違いますか？

手続きがほぼ正反対になります。中華圏に社員を送る、あるいは中華圏から迎える企業にとって、ここが最も間違えやすいところです。

• ハーグ条約中国（大陸）：締約国（2023年3月8日加入・日中間は2023年11月7日発効）台湾：非締約
• 必要な手続き中国（大陸）：アポスティーユのみで中国本土に提出できます台湾：台北駐日経済文化代表処の認証
• 外務省の公印確認中国（大陸）：不要（アポスティーユに一本化）台湾：発給されません
• 駐日公館の認証中国（大陸）：中国大使館の領事認証業務は2023年11月7日で停止。以後は取得できません台湾：代表処が直接行います
• 公文書の場合中国（大陸）：アポスティーユ台湾：外務省を経由せず、代表処へ直接
• 私文書の場合中国（大陸）：公証役場の認証 → アポスティーユ台湾：公証役場の認証が必要（外務省の証明は不要）

台湾で公印確認が発給されないのは、日本の外務省が台湾を国として承認していないためです。その代わりに、台北駐日経済文化代表処が認証を行います。

中国向けは2023年11月に運用が変わりました。それ以前の情報のまま「中国大使館で領事認証を受ける」と案内している資料がまだ流通しています。現在、中国大使館では領事認証を取得できません。

海外で作られた書類は、そのまま提出できますか？

外国語の証明書は、日本語訳の添付を求められるのが一般的です。逆に、日本の書類を海外に出すときは現地語への訳が要ります。

翻訳と翻訳証明は資格を要する業務ではありません。ただ当事務所の場合、代表が中国語（繁体字・簡体字）・英語に対応するため、外部の翻訳会社を挟まずに、訳文の作成から認証手続きの代行までを続けて進められます。窓口が分かれないぶん、やり取りの往復が減ります。

住まい（社宅・法人契約）はどう進めますか？

在留手続きと同時並行で進めます。入国後14日以内の住居地の届出があるため、住まいが決まっていないと後の手続きが止まります。

社宅の導入や法人契約は借り上げ社宅・法人賃貸のご案内を、本人が自分で借りる場合は外国人・多言語のお部屋探しをご覧ください。いずれも四葉不動産株式会社（宅地建物取引業）が別契約で承ります。

四葉行政書士事務所は、何ができますか？

当事務所がお引き受けできるのは、次の範囲です。

• 在留資格認定証明書の交付申請など、官公署に提出する書類の作成（行政書士法第1条の2・第19条）と申請の取次
• 外国語書類の日本語訳、日本語書類の外国語訳の作成
• 公証役場・外務省・各駐日公館への申請の代行（委任状による）
• 提出先の国と書類の性質から、どの認証ルートに乗るかの整理
• 社内の期限管理に使えるスケジュールの作成

一方、次は当事務所の業務ではありません。

• アポスティーユ・公印確認を発行すること：発行するのは外務省です。当事務所が行うのは申請の代行までです
• 提出先に受理されることの保証：提出先が求める要件は個別に異なります。提出先への事前確認が要ります
• 会社の登記：司法書士／税務：税理士／法的紛争・法律判断：弁護士
• 雇用にともなう労務・社会保険：社会保険労務士業務は代表の開業（2026年9月予定）前のため、現時点ではお受けできません

必要な場合は提携する専門家をご紹介します。紹介料の授受は一切ありません。各専門家と貴社に直接ご契約いただく形をとっています。

このページは一般的な情報提供です。入管の実務は個別性が高く、同じ職務内容でも本人の学歴・職歴により結論が変わります。個別のご事情に応じた判断は、面談のうえ資格者が行います。

このページの根拠

• 公印確認・アポスティーユの使い分け＝法務局「公印確認・アポスティーユについて」（2026年7月25日確認）
• 中国＝2023年3月8日にハーグ条約へ加入し、日中間は2023年11月7日発効。以後は日本発行の条約範囲内の公文書はアポスティーユのみで中国本土に提出でき、中国大使館の領事認証業務は同日停止（ジェトロ「中国向け公文書、11月7日から中国大使館などの領事認証が不要に」2023年11月）
• 台湾＝台北駐日経済文化代表処「個人名義の認証」
• 家族滞在＝出入国在留管理庁。就労系の在留資格の配偶者・子が対象で、研修・技能実習・特定技能1号は原則として対象外

ハーグ条約の締約国は追加されることがあります。外務省の手数料・所要日数、各駐日公館の必要書類も変わります。手続きの前に、外務省および提出先の公式情報でご確認ください。