「関係機関相談状況確認書及び議事録」とは｜グループホーム指定申請の添付書類

結論（先に要点）：「関係機関相談状況確認書及び議事録」は、物件を契約する前に区市町村・消防署・建築部署へ行った事前相談の内容を記録し、指定申請に添付する書類です。この書類があるからこそ、事前相談は「やっておいた方がいいこと」ではなく**「指定申請の一部」**になります。相談した事実だけでなく、指摘事項への対応まで書き込むことが、申請をスムーズにする鍵です。

共同生活援助の指定申請は、「障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律」（平成17年法律第123号。以下、障害者総合支援法。e-Gov法令検索）第36条に基づく指定障害福祉サービス事業者の指定として行われます。申請の実務上、物件を管轄する区市町村・消防署・建築部署との事前相談の記録の添付が求められます。様式・運用は指定権者（東京都・公益財団法人東京都福祉保健財団）の案内により変わるため、申請時点の最新版でご確認ください。

誰と、いつ、何を相談するか

相談先	主に確認する内容	タイミング
区市町村（障害福祉担当課）	立地・地域生活支援拠点との関係・区独自の運用	物件契約前
消防署	スプリンクラー・自動火災報知設備・通報装置の要否（用途・入居者の障害支援区分による）	物件契約前（図面持参）
建築部署	用途地域の適合、用途変更確認申請の要否	物件契約前（図面持参）

相談の進め方の実体験は、姉妹コラム「契約前にやる事前協議」で詳しく解説しています。消防・建築それぞれの基準は「消防設備の要否」・「建築基準法と用途変更の要否」をご覧ください。

確認書に書く内容の目安

窓口ごとに様式・運用は異なりますが、一般的には次のような項目を記録します。

• 物件の所在地・図面の概要（居室数・面積・共用部）
• 相談日、相談した窓口・担当部署
• 相談内容と、窓口からの回答・指摘事項の要点
• 指摘事項への対応（改修の要否、今後の対応方針）

「議事録」が申請の質を左右する

単に「相談した」という記録だけでなく、指摘事項にどう対応したかまで書いてある議事録は、後の審査がスムーズになります。逆に、記録が曖昧なまま申請すると、審査段階で追加の確認・資料提出を求められ、指定までの期間が延びることがあります。行政書士が事前相談に同席し、その場で議事録の要点を整理しておくと、指定申請書類全体との整合性も保ちやすくなります。この確認書が指定申請全体の中でどう位置づくかは、姉妹コラム「開設の流れ【東京都・文京区版】」・「法人設立から指定申請までの書類一覧」もご覧ください。

物件確認と議事録整理を、一つの窓口で（四葉の視点）

四葉は物件選定の段階から区・消防・建築への事前相談に同行し、その場で議事録の要点を整理します。物件を扱う宅地建物取引業（四葉不動産）と、申請書類を扱う行政書士（四葉行政書士事務所）が同じ窓口にあるため、「相談で分かったこと」を申請書類にそのまま反映できます。

現場の実感（文京区の事業者の例）

文京区のある事業者の例では、消防署への事前相談を「聞いただけ」で済ませ、詳しい記録を残していませんでした。指定申請の段階になって「具体的にどのような回答だったか」を思い出せず、消防署に再度確認する手間が生じました。相談したその場で要点をメモし、議事録として整理しておくことが、後の申請準備を大きく楽にします。（個別事情は抽象化しています。）

よくある質問

Q. この確認書がないと、指定申請はできませんか？
A. 東京都への指定申請では、区市町村・消防・建築との事前相談の記録の添付が求められます。詳細な様式・要否は、申請時点の指定権者の窓口でご確認ください。

Q. 相談には誰が行けばいいですか？
A. 事業者本人が基本ですが、行政書士が同行し、やりとりをその場で議事録としてまとめることもできます。

Q. 相談は1回で終わりますか？
A. 物件や指摘事項によります。改修が必要と分かった場合は、改修後に再度確認することもあります。

Q. 消防と建築、どちらを先に相談すべきですか？
A. 決まりはありませんが、用途地域の適合（建築部署）を先に確認し、そのうえで消防設備の要否（消防署）を確認する順番が一般的です。

Q. 相談内容はメールのやりとりでも記録になりますか？
A. 記録が残るという点でメールは有用です。ただし、重要な判断や物件固有のニュアンスは、対面・電話でのやり取りを議事録として整理する方が確実です。

Q. すでに他の窓口と相談済みです。やり直しが必要ですか？
A. 相談内容と記録が整っていれば、そのまま活用できる場合があります。内容を一緒に確認し、不足があれば補います。

この記事の出典（一次情報）

• 公益財団法人東京都福祉保健財団「障害福祉サービス等事業者指定申請受付等事業」
• 東京都福祉局「東京都障害者グループホーム説明会資料について」
• 厚生労働省「共同生活援助」
• e-Gov法令検索「障害者の日常生活及び社会生活を総合的に支援するための法律」（平成17年法律第123号）第36条

※様式・運用は指定権者により変更されます。着手前に必ず開設地の区市町村・消防署・建築部署、および指定権者の窓口で最新の内容をご確認ください。本記事は一般的な情報提供であり、個別の可否判断を保証するものではありません。

この記事の執筆者

浦松 丈二（うらまつ・じょうじ）——行政書士（登録番号 第25087022号）・宅地建物取引士（東京都知事登録 第293544号）。四葉行政書士事務所 代表／四葉不動産株式会社 代表取締役（宅地建物取引業 東京都知事(1)第113304号）。元毎日新聞記者・中国総局長。東京都文京区小日向・茗荷谷駅徒歩約5分。物件（不動産）と指定申請（行政手続）を一つの窓口で。

グループホーム開設の全体像は、開設の完全ガイド（物件と指定申請）をご覧ください。