第一次雇人要备齐什么？法定三账簿的内容与保存年限

结论（先讲重点）：第一次雇人时，法律首先要求备齐劳工名簿与薪资台账两项（劳动基准法第107条・第108条）。实务上再加上出勤簿，合称"法定三账簿"。劳动基准法并无以"出勤簿"为名的直接规定，但因薪资台账须记载劳动日数与劳动时间数，且有以客观方法掌握劳动时间状况的义务（劳动安全卫生法第66条之8之3，2019年4月1日施行），故出勤簿是作为佐证所需要的。保存年限依第109条为5年，并依附则第143条"当分之间为3年"（均为2020年〈令和2年〉4月1日施行的修正）。本文以社会保险劳务士的视角，整理三账簿各自的记载事项、保存年限与起算日、可否电子保存，以及账簿制作与税务・纠纷如何分工。

本页面是为第一次雇用员工的小规模事业主，以及被交付雇用入口劳务的第一位承办者而写。因个别记载是否必要、保存如何处理会依事业所实态而异，最终请向所辖劳动基准监督署确认。薪资计算本身的行情，请参见委托社会保险劳务士做薪资计算要多少钱。

雇用员工后，法律上首先要制作什么？

劳动基准法要求即使只雇用1名劳工的雇主，也须在各事业场备置账簿。法律明文指名要求制作的有两项：劳工名簿与薪资台账。

账簿	依据	定位
劳工名簿	劳动基准法第107条	于各事业场就各劳工调制（日雇者除外）
薪资台账	劳动基准法第108条	于各事业场，每次支付薪资时无迟延地记入
出勤簿（打卡等）	劳基法无名称的直接规定	佐证薪资台账的劳动日数・时间数记载，并对应劳动时间状况的掌握义务（安卫法第66条之8之3）

"法定三账簿"是实务上的说法，劳基法并未将"三账簿"合并规定。劳工名簿与薪资台账在劳基法有明文，出勤簿则是由其他义务（薪资台账的记载、劳动时间状况的掌握）在实务上所需要。就业规则的制作义务自常时雇用10人以上的事业场产生（听说就业规则从10人起，需要什么），但三账簿不问人数，在雇用入口即需要。

劳工名簿・薪资台账・出勤簿各要写什么？

劳工名簿与薪资台账的记载事项，在施行规则中有具体规定。有缺漏将成为改正对象，故在样式之前先掌握"写什么"。

账簿	主要记载事项	依据
劳工名簿	姓名・出生年月日・经历（第107条）；性别・住所・所从事业务的种类・雇入年月日・退职年月日及其事由（解雇时含其理由）・死亡年月日及原因（施行规则第53条）	劳基法第107条・施行规则第53条
薪资台账	姓名・性别・薪资计算期间・劳动日数・劳动时间数・加班/假日/深夜劳动时间数・基本薪与各类津贴等各薪资种类的金额・有扣除时其金额	劳基法第108条・施行规则第54条
出勤簿等	出勤日、上下班时刻、休息、加班・假日・深夜的劳动时间等，可看出劳动时间状况的记录	佐证薪资台账记载／安卫法第66条之8之3

劳工名簿的"所从事业务的种类"，在常时雇用未满30人劳工的事业可不记入（施行规则第53条第2项）。日雇者不在劳工名簿对象之列（第107条第1项括号）。劳动时间状况原则上以打卡、电脑使用时间记录等客观方法掌握，并非仅凭自我申报（安卫法第66条之8之3与厚生劳动省的劳动时间掌握指引）。

账簿要保存几年，从何时起算？

保存年限汇整规定于劳动基准法第109条。此处在2020年（令和2年）4月1日的修正中年数有变动，且仍留有经过措施，须留意两点。

账簿・书类	保存年限	起算日（施行规则第56条）
劳工名簿	5年（当分之间3年）	劳工死亡・退职或解雇之日
薪资台账	5年（当分之间3年）	最后记入之日
出勤簿等薪资及其他劳动关系之重要书类	5年（当分之间3年）	其完结之日
（参考）安卫法上劳动时间状况的记录	3年	依安卫法规则制作・保存

第109条将保存年限定为"5年"，惟依附则第143条读作"当分之间3年"（配合民法修正而检讨薪资请求权的消灭时效之修正；2020年〈令和2年〉4月1日施行）。因此现行实务保存3年即足，但法律上的原则为5年。起算日各账簿不同——并非从雇入日或制作日起算，名簿为退职・解雇之日，薪资台账为最后记入之日。若数法弄错，恐比所需期间更早销毁。

可否不用纸本而以电子保存？条件为何？

劳工名簿・薪资台账・出勤簿，于满足一定要件时，可以电子资料调制・保存。无论纸本或资料，前提都是受要求时能立即确认・输出的状态。

论点	电子保存的思路
制作・保存的媒介	满足记载事项，并满足防篡改、可检索等必要要件时，可用电子资料
可输出	于劳动基准监督官临检等时，能立即明示必要事项并输出为书面
备份	对灭失・篡改备有管理（存取限制・备份）

以云端劳务・出勤系统管理名簿或出勤时，记载事项的充足与保存年限・起算日的管理并无不同。导入系统后最易疏漏的，是退职者部分的保存。即使退职，劳工名簿・薪资台账仍须自起算日起保存所定年数，故应采取不在退职同时删除的运作。薪资计算以系统自行处理时的界线，亦请参见委托社会保险劳务士做薪资计算要多少钱。

账簿制作是社劳士、税务是税理士，如何分工？

三账簿的整备是雇用入口的劳务本身，为社会保险劳务士的业务。另一方面，与薪资计算连动的源泉征收与年终调整属税务领域，承办者有别。

要做的事	谁的业务
劳工名簿・薪资台账・出勤簿的整备、记载事项与保存年限的设计、出勤与薪资计算、就业规则・雇用契约的整备	社会保险劳务士（本事务所）
源泉征收・年终调整・所得税申报	税理士（提出处为税务署）
未付薪资等个别劳资纠纷	律师

本事务所仅限于劳务・社会保险的资讯提供与手续。源泉征收、年终调整等税务，介绍予税理士（提出处为税务署）；就薪资的个别纠纷，转介律师。上述皆以各自为独立事业体、分别签约为前提，不一并承接。本事务所不收取介绍费。就个别账簿记载是否必要、保存如何处理的最终判断，由所辖劳动基准监督署进行。

四葉社会保険労務士事務所能为您做什么？

位于文京区小日向的四葉社会保険労務士事務所，就第一次雇用员工的事业主，承接劳工名簿・薪资台账・出勤簿的整备、记载事项与保存年限・起算日的设计、出勤与薪资计算机制的建立、雇用契约书及（视需要）就业规则的整备。无论纸本或电子运作，皆协助设计含退职者部分的保存。咨询免费。 费用思路请见报酬额表，常见问题请见常见问答。

源泉征收・年终调整・所得税申报，介绍予税理士（提出处为税务署・独立事业体・分别签约）；就薪资纠纷转介律师。本事务所不收取介绍费。

常见问题

Q. 即使只有1名员工，也一定要制作劳工名簿与薪资台账吗？
A. 需要。劳动基准法第107条・第108条要求即使只雇用1名劳工的雇主，也须于各事业场调制劳工名簿与薪资台账。就业规则的制作义务自常时10人以上的事业场产生，但三账簿不问人数，在雇用入口即需要。日雇者不在劳工名簿对象之列。

Q. 账簿保存3年即可，还是5年？
A. 劳动基准法第109条原则定为"5年"，惟依附则第143条读作"当分之间3年"（2020年〈令和2年〉4月1日施行）。因此现行保存3年即足，但请记得法律上的原则为5年。起算日各账簿不同（施行规则第56条）。

Q. 出勤簿是法律规定一定要制作的吗？
A. 劳动基准法并无以"出勤簿"为名的直接制作义务。惟因薪资台账须记载劳动日数・时间数（第108条・施行规则第54条），且有以客观方法掌握劳动时间状况的义务（劳动安全卫生法第66条之8之3，2019年4月1日施行），故出勤簿或打卡记录在实务上作为佐证所需要。

Q. 账簿可用电脑或云端以电子方式保存吗？
A. 于满足记载事项，并满足防篡改、可检索等要件，且受要求时能立即确认・输出的状态下，允许以电子资料调制・保存。即使以系统管理，退职者部分的保存年限与起算日并无不同，故重要的是采取不在退职同时删除的运作。

本文依据

• 劳动基准法（昭和22年法律第49号）第107条（劳工名簿）・第108条（薪资台账）・第109条（记录的保存）／依e-Gov法令检索确认条文（2026年9月参照）。第109条的保存年限为"5年"，依附则第143条读作"当分之间3年"
• 配合民法修正检讨薪资请求权消灭时效之修正，将保存年限由3年改为5年（当分之间3年），2020年〈令和2年〉4月1日施行／依e-Gov法令检索及厚生劳动省案内确认（2026年9月参照）
• 劳动基准法施行规则（昭和22年厚生省令第23号）第53条（劳工名簿记载事项）・第54条（薪资台账记载事项）・第56条（保存起算日）／依e-Gov法令检索确认（2026年9月参照）
• 劳动安全卫生法（昭和47年法律第57号）第66条之8之3（劳动时间状况的掌握；2019年〈平成31年〉4月1日施行；以客观方法掌握），及"为适正掌握劳动时间雇主应采取措施之指引"（厚生劳动省，2017年〈平成29年〉1月20日制定）／依e-Gov法令检索及厚生劳动省案内确认（2026年9月参照）
• 账簿电子调制・保存的处理，依厚生劳动省・劳动基准监督署案内确认（2026年9月参照），以临检时能立即明示必要事项并输出书面为前提

本文并未决定应向谁咨询。劳工名簿・薪资台账・出勤簿的整备、记载事项与保存年限的设计、出勤・薪资计算、就业规则・雇用契约的整备，为社会保险劳务士的业务。源泉征收・年终调整・所得税申报为税理士的业务（提出处为税务署）；未付薪资等劳资纠纷为律师的业务。社会保险劳务士业务与上述业务，各自为独立事业体并分别签约。本事务所不收取介绍费。就个别账簿记载是否必要、保存如何处理的最终判断，由所辖劳动基准监督署进行。向四葉社会保険労務士事務所咨询的费用整理于报酬额表，常见问题整理于常见问答。

本文为一般性资讯提供。因应个别情况的判断，由具资格者于面谈后进行。撰文者为浦松丈二（社会保险劳务士・行政书士・宅地建物取引士）。