第一次僱人要備妥什麼？法定三帳簿的內容與保存年限

結論（先講重點）：第一次僱人時，法律首先要求備妥勞工名簿與薪資台帳兩項（勞動基準法第107條・第108條）。實務上再加上出勤簿，合稱「法定三帳簿」。勞動基準法並無以「出勤簿」為名的直接規定，但因薪資台帳須記載勞動日數與勞動時間數，且有以客觀方法掌握勞動時間狀況的義務（勞動安全衛生法第66條之8之3，2019年4月1日施行），故出勤簿是作為佐證所需要的。保存年限依第109條為5年，並依附則第143條「當分之間為3年」（均為2020年〈令和2年〉4月1日施行的修正）。本文以社會保險勞務士的視角，整理三帳簿各自的記載事項、保存年限與起算日、可否電子保存，以及帳簿製作與稅務・紛爭如何分工。

本頁面是為第一次僱用員工的小規模事業主，以及被交付雇用入口勞務的第一位承辦者而寫。因個別記載是否必要、保存如何處理會依事業所實態而異，最終請向所轄勞動基準監督署確認。薪資計算本身的行情，請參見委託社會保險勞務士做薪資計算要多少錢。

僱用員工後，法律上首先要製作什麼？

勞動基準法要求即使只僱用1名勞工的雇主，也須在各事業場備置帳簿。法律明文指名要求製作的有兩項：勞工名簿與薪資台帳。

帳簿	依據	定位
勞工名簿	勞動基準法第107條	於各事業場就各勞工調製（日僱者除外）
薪資台帳	勞動基準法第108條	於各事業場，每次支付薪資時無遲延地記入
出勤簿（打卡等）	勞基法無名稱的直接規定	佐證薪資台帳的勞動日數・時間數記載，並對應勞動時間狀況的掌握義務（安衛法第66條之8之3）

「法定三帳簿」是實務上的說法，勞基法並未將「三帳簿」合併規定。勞工名簿與薪資台帳在勞基法有明文，出勤簿則是由其他義務（薪資台帳的記載、勞動時間狀況的掌握）在實務上所需要。就業規則的製作義務自常時僱用10人以上的事業場產生（聽說就業規則從10人起，需要什麼），但三帳簿不問人數，在雇用入口即需要。

勞工名簿・薪資台帳・出勤簿各要寫什麼？

勞工名簿與薪資台帳的記載事項，在施行規則中有具體規定。有缺漏將成為改正對象，故在樣式之前先掌握「寫什麼」。

帳簿	主要記載事項	依據
勞工名簿	姓名・出生年月日・經歷（第107條）；性別・住所・所從事業務的種類・雇入年月日・退職年月日及其事由（解僱時含其理由）・死亡年月日及原因（施行規則第53條）	勞基法第107條・施行規則第53條
薪資台帳	姓名・性別・薪資計算期間・勞動日數・勞動時間數・加班/假日/深夜勞動時間數・基本薪與各類津貼等各薪資種類的金額・有扣除時其金額	勞基法第108條・施行規則第54條
出勤簿等	出勤日、上下班時刻、休息、加班・假日・深夜的勞動時間等，可看出勞動時間狀況的記錄	佐證薪資台帳記載／安衛法第66條之8之3

勞工名簿的「所從事業務的種類」，在常時僱用未滿30人勞工的事業可不記入（施行規則第53條第2項）。日僱者不在勞工名簿對象之列（第107條第1項括號）。勞動時間狀況原則上以打卡、電腦使用時間記錄等客觀方法掌握，並非僅憑自我申報（安衛法第66條之8之3與厚生勞動省的勞動時間掌握指引）。

帳簿要保存幾年，從何時起算？

保存年限彙整規定於勞動基準法第109條。此處在2020年（令和2年）4月1日的修正中年數有變動，且仍留有經過措施，須留意兩點。

帳簿・書類	保存年限	起算日（施行規則第56條）
勞工名簿	5年（當分之間3年）	勞工死亡・退職或解僱之日
薪資台帳	5年（當分之間3年）	最後記入之日
出勤簿等薪資及其他勞動關係之重要書類	5年（當分之間3年）	其完結之日
（參考）安衛法上勞動時間狀況的記錄	3年	依安衛法規則製作・保存

第109條將保存年限定為「5年」，惟依附則第143條讀作「當分之間3年」（配合民法修正而檢討薪資請求權的消滅時效之修正；2020年〈令和2年〉4月1日施行）。因此現行實務保存3年即足，但法律上的原則為5年。起算日各帳簿不同——並非從雇入日或製作日起算，名簿為退職・解僱之日，薪資台帳為最後記入之日。若數法弄錯，恐比所需期間更早銷毀。

可否不用紙本而以電子保存？條件為何？

勞工名簿・薪資台帳・出勤簿，於滿足一定要件時，可以電子資料調製・保存。無論紙本或資料，前提都是受要求時能立即確認・輸出的狀態。

論點	電子保存的思路
製作・保存的媒介	滿足記載事項，並滿足防竄改、可檢索等必要要件時，可用電子資料
可輸出	於勞動基準監督官臨檢等時，能立即明示必要事項並輸出為書面
備份	對滅失・竄改備有管理（存取限制・備份）

以雲端勞務・出勤系統管理名簿或出勤時，記載事項的充足與保存年限・起算日的管理並無不同。導入系統後最易疏漏的，是退職者部分的保存。即使退職，勞工名簿・薪資台帳仍須自起算日起保存所定年數，故應採取不在退職同時刪除的運作。薪資計算以系統自行處理時的界線，亦請參見委託社會保險勞務士做薪資計算要多少錢。

帳簿製作是社勞士、稅務是稅理士，如何分工？

三帳簿的整備是雇用入口的勞務本身，為社會保險勞務士的業務。另一方面，與薪資計算連動的源泉徵收與年終調整屬稅務領域，承辦者有別。

要做的事	誰的業務
勞工名簿・薪資台帳・出勤簿的整備、記載事項與保存年限的設計、出勤與薪資計算、就業規則・雇用契約的整備	社會保險勞務士（本事務所）
源泉徵收・年終調整・所得稅申報	稅理士（提出處為稅務署）
未付薪資等個別勞資紛爭	律師

本事務所僅限於勞務・社會保險的資訊提供與手續。源泉徵收、年終調整等稅務，介紹予稅理士（提出處為稅務署）；就薪資的個別紛爭，轉介律師。上述皆以各自為獨立事業體、分別簽約為前提，不一併承接。本事務所不收取介紹費。就個別帳簿記載是否必要、保存如何處理的最終判斷，由所轄勞動基準監督署進行。

四葉社会保険労務士事務所能為您做什麼？

位於文京區小日向的四葉社会保険労務士事務所，就第一次僱用員工的事業主，承接勞工名簿・薪資台帳・出勤簿的整備、記載事項與保存年限・起算日的設計、出勤與薪資計算機制的建立、雇用契約書及（視需要）就業規則的整備。無論紙本或電子運作，皆協助設計含退職者部分的保存。諮詢免費。 費用思路請見報酬額表，常見問題請見常見問答。

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常見問題

Q. 即使只有1名員工，也一定要製作勞工名簿與薪資台帳嗎？
A. 需要。勞動基準法第107條・第108條要求即使只僱用1名勞工的雇主，也須於各事業場調製勞工名簿與薪資台帳。就業規則的製作義務自常時10人以上的事業場產生，但三帳簿不問人數，在雇用入口即需要。日僱者不在勞工名簿對象之列。

Q. 帳簿保存3年即可，還是5年？
A. 勞動基準法第109條原則定為「5年」，惟依附則第143條讀作「當分之間3年」（2020年〈令和2年〉4月1日施行）。因此現行保存3年即足，但請記得法律上的原則為5年。起算日各帳簿不同（施行規則第56條）。

Q. 出勤簿是法律規定一定要製作的嗎？
A. 勞動基準法並無以「出勤簿」為名的直接製作義務。惟因薪資台帳須記載勞動日數・時間數（第108條・施行規則第54條），且有以客觀方法掌握勞動時間狀況的義務（勞動安全衛生法第66條之8之3，2019年4月1日施行），故出勤簿或打卡記錄在實務上作為佐證所需要。

Q. 帳簿可用電腦或雲端以電子方式保存嗎？
A. 於滿足記載事項，並滿足防竄改、可檢索等要件，且受要求時能立即確認・輸出的狀態下，允許以電子資料調製・保存。即使以系統管理，退職者部分的保存年限與起算日並無不同，故重要的是採取不在退職同時刪除的運作。

本文依據

• 勞動基準法（昭和22年法律第49號）第107條（勞工名簿）・第108條（薪資台帳）・第109條（記錄的保存）／依e-Gov法令檢索確認條文（2026年9月參照）。第109條的保存年限為「5年」，依附則第143條讀作「當分之間3年」
• 配合民法修正檢討薪資請求權消滅時效之修正，將保存年限由3年改為5年（當分之間3年），2020年〈令和2年〉4月1日施行／依e-Gov法令檢索及厚生勞動省案內確認（2026年9月參照）
• 勞動基準法施行規則（昭和22年厚生省令第23號）第53條（勞工名簿記載事項）・第54條（薪資台帳記載事項）・第56條（保存起算日）／依e-Gov法令檢索確認（2026年9月參照）
• 勞動安全衛生法（昭和47年法律第57號）第66條之8之3（勞動時間狀況的掌握；2019年〈平成31年〉4月1日施行；以客觀方法掌握），及「為適正掌握勞動時間雇主應採取措施之指引」（厚生勞動省，2017年〈平成29年〉1月20日制定）／依e-Gov法令檢索及厚生勞動省案內確認（2026年9月參照）
• 帳簿電子調製・保存的處理，依厚生勞動省・勞動基準監督署案內確認（2026年9月參照），以臨檢時能立即明示必要事項並輸出書面為前提

本文並未決定應向誰諮詢。勞工名簿・薪資台帳・出勤簿的整備、記載事項與保存年限的設計、出勤・薪資計算、就業規則・雇用契約的整備，為社會保險勞務士的業務。源泉徵收・年終調整・所得稅申報為稅理士的業務（提出處為稅務署）；未付薪資等勞資紛爭為律師的業務。社會保險勞務士業務與上述業務，各自為獨立事業體並分別簽約。本事務所不收取介紹費。就個別帳簿記載是否必要、保存如何處理的最終判斷，由所轄勞動基準監督署進行。向四葉社会保険労務士事務所諮詢的費用整理於報酬額表，常見問題整理於常見問答。

本文為一般性資訊提供。因應個別情況的判斷，由具資格者於面談後進行。撰文者為浦松丈二（社會保險勞務士・行政書士・宅地建物取引士）。